„Gewinn ist notwendig wie die Luft zum Atmen, aber es wäre schlimm, wenn wir nur wirtschaften würden, um Gewinn zu machen, wie es schlimm wäre, wenn wir nur leben würden, um zu atmen.“ – Hermann Josef Abs

Wir haben Erfahrung als Aufsichtsrat- und Beiratsmitglied in Unternehmen und können Sie darüber hinaus bei der Einrichtung eines Beirates beraten. Gerne unterstützen wir auch bei der Besetzung eines qualifizierten Beirates und verhelfen Ihnen einen sinnstiftenden Beirat einzurichten.

Die Grundstrukturen und Basis Themen bzgl. einer Beirats Beratung finden Sie auf folgender Seite.

1. Schritt: Klärung der Ziele und Erwartungen von Gesellschaftern, Festlegung der Beiratsrolle.

In einem ersten Schritt haben die Gesellschafter ihre Erwartungen an den Beirat zu klären und festzuhalten. In diese Überlegungen fließen regelmäßig die aktuelle und ggf. bereits geplante Veränderungen der Gesellschafterstruktur oder die aktuelle Unternehmenssituation und Unternehmensentwicklung ein.

Aus den formulierten Erwartungen leitet sich die Beiratsrolle als schuldrechtlicher „beratender Beirat“ oder „organschaftlicher Beirat“ und die erforderlichen besonderen Kenntnisse der künftigen Beiratsmitglieder ab.

2. Schritt:  Abgrenzung zwischen den Organen.

Mit Etablierung eines Beirates nimmt zunächst die Komplexität der Governance zu. Die Aufgaben zwischen Geschäftsführung, Gesellschafter und Beirat müssen klar abgegrenzt werden.  Die Funktionen und Schnittstellen sind transparent und klar im schuldrechtlichen Vertrag oder Satzung zu dokumentieren.

Die Umsetzung (Satzung / schuldrechtlicher Vertrag, Beiratsordnung, Vergütungs- und Vertraulichkeitsvereinbarung, …) sollte zwingend durch einen erfahrenen Rechtsanwalt begleitet werden.

3. Schritt: Erarbeitung Beiratsprofil und Beiratssuche.

Das Beiratsprofil wird aus der Beiratsrolle (Schuldrechtlicher vs. Organschaftlicher Beirat), den Beiratsaufgaben und den unternehmensspezifischen Herausforderungen abgeleitet. Unbedingt zu vermeiden ist die Anpassung des Profils an vorhandene Kandidaten.

Beiräte sind häufig selbst Unternehmer und Mitglied des Managements anderer Unternehmen. Ebenso oft werden Berater, Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer in Beiräte entsandt. Bei Rechtsanwälten, Steuerberatern oder Wirtschaftsprüfern kann diese Aufgabe dann zu Interessenkonflikten führen.

Aufgrund der besonderen Bedeutung der Unabhängigkeit des Beirates nach Innen und Außen, sollten Verwandte oder „besonders nahestehende Personen“ nur in Ausnahmen in den Beirat entsandt werden.

4. Schritt: Suche und Auswahl der Beiratsmitglieder.

Bei Auswahl von Beiratsmitgliedern sollte neben der fachlichen Kompetenz darauf geachtet werden, dass (1) eine funktionierende persönliche Ebene zwischen Beiratsmitglied, Gesellschaftern und Geschäftsleitung entstehen kann und (2) die Beiratsmitglieder untereinander harmonieren und sie sich in ihren Kompetenzen ergänzen.

Parallel sollten von der Geschäftsführung die notwendigen Strukturen und Abläufe im Unternehmen für den Beirat aufgebaut und implementiert werden. Das betrifft u.a. die Aufbereitung und Kommentierung von Informationen zum Unternehmen („Berichtswesen“) oder die Vorbereitung der Kommunikation über die Einrichtung eines Beirates an wichtige Stakeholder (z.B. Kapitalgeber, Betriebsrat). Auch sollte ggf. die D&O Versicherung entsprechend angepasst werden.

5. Schritt: Information und Einführung der Beiräte.

Vor der konstituierenden Sitzung des Beirates sollten die Beiratsmitglieder von der Geschäftsleitung ein umfassendes Informationspaket über das Unternehmen und die aktuellen Herausforderungen erhalten.

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