Ausgangslage, Problemstellung
Um einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen, sollte in einem Energieversorgungsunternehmen ein digitaler Rechnungseingangsworkflow eingerichtet werden.
Für die Projektleitung wurde ein externer Berater gesucht der sich dieser Aufgabe annimmt und die Einführung des Eingangsrechnungsworkflows schnellstmöglich umsetzt.
Vorgehen
Herr Keller wurde mit der Projektleitung „Einführung des Eingangsrechnungsworkflows“ beauftragt. Im Rahmen dieses Auftrages war er auch für die Koordination der externen Software Berater, der IT Abteilung und des Rechnungswesens verantwortlich. Über den Projektfortschritt berichtetet Herr Keller kontinuierlich der Geschäftsführung.
Da für die Prüfroutinen des Workflows im Idealfall korrekte und aktuelle Lieferantenstammdaten vorliegen sollten, wurden zunächst die Kreditorenstammdaten des Unternehmens bereinigt und aktualisiert.
Parallel hierzu wurden die wesentlichen Prozesse für den Rechnungseingang aufgenommen und anschließend die Soll Prozesse festgelegt sowie dokumentiert.
Die notwendigen Vorbereitungen für die Installation der Software konnten in Zusammenarbeit mit der IT Abteilung in kurzer Zeit erreicht werden. Der künftige Workflow konnte anhand der erstellten guten Dokumentation im Anschluss zügig durch den externen Software Anbieter umgesetzt und zusammen mit Mitarbeitern der involvierten Fachabteiliungen ausgiebig getestet werden. Die Mitarbeiter der Fachabteilungen wurden hinsichtlich des neuen Prozesses und dem Einsatz des Rechnungseingangs-Workflows in mehreren Workshops geschult.
Um einen papierhaften Rechnungsversand zu vermeiden, wurden die Lieferanten angeschrieben und darum gebeten an dem elektronischen Rechnungsversand teilzunehmen.
Abschließend haben wir entsprechend den Anforderungen der Finanzverwaltung eine Verfahrensdokumentation verfasst.
Ergebnis
Innerhalb kurzer Zeit konnten im Zusammenhang mit der Einführung des Rechnungseingangs-Workflows die Prozesse im Rechnungswesen deutlich effizienter gestaltet werden. Die Unternehmensrichtlinien zu Rechnungsfreigaben und -zahlungen wurden systemseitig vollständig in den Workflow eingebettet. Das vier Augen Prinzip wird durch die Digitalisierung effizient sichergestellt.
Mögliche Fehlerquellen wurden eliminiert: Steuerliche Rechnungspflichtinhalte und Lieferantenangaben werden nun die Software automatisch abgeprüft. Dies hat zu einer substantiellen Entlastung der Mitarbeiter geführt und die Datenqualität in der Buchhaltung gesteigert. Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation des Finanzamts wurden zudem voll erfüllt.
Der Rechnungsdurchlauf bis zur Zahlungsfreigabe wurde mit Hilfe des digitalen Workflows und einem Eskalationsschema verkürzt. Hierdurch ist es dem Unternehmen gelungen alle Zahlungsziele sicher einzuhalten und Skonti zuverlässig zu nutzen.
